Yesterbox – Esvazie sua caixa de entrada

Submitted by admin on Tue, 08/13/2019 - 19:46
Yesterbox

Gerenciar a caixa de entrada de e-mails pode ser uma atividade estressante. Responder mensagens pode ocupar boa parte do horário de trabalho e ainda assim trazer um sentimento de incompletude. O motivo é simples: você não controla a chegada de novos e-mails. Associado a isso, se você procrastina e mantém muitas mensagens sem resposta, a pressão pode chegar a níveis impactantes de pressão.

O empresário Tony Hsieh, CEO da Zappos, é reconhecido como um dos mais bem-sucedidos homens de negócios dos Estados Unidos. Ele bolou uma maneira sensacional de organizar a caixa de entrada e assim aliviar a pressão de se ter muitos e-mails não lidos ou não respondidos.

A técnica promove a gestão inteligente e a limpeza da inbox de maneira rápida e com menos estresse. Tony relata que ocupava metade do seu expediente de trabalho com as mensagens e que agora, usando a Yesterbox, vive uma experiência incrivelmente liberadora.

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Figura 1 - Tony Hsieh e a Zappos

“Já a dez anos a minha caixa de entrada é minha lista de tarefas. Quanto mais tempo uma mensagem fica pendente, mais estressado eu me sinto.  Sem controle sobre a chegada de novas mensagens, tenho uma esteira interminável de entradas. Nunca há uma sensação de conclusão do trabalho e é praticamente impossível chegar ao objetivo indescritível de "inbox zero". (Tony Hsieh, 2016)

No final de 2012 Tony criou uma técnica cuja premissa básica é que a cada dia a sua lista de tarefas é a caixa de entrada de ontem em vez da inbox de hoje. A síntese da técnica é que mesmo com e-mails chegando hoje, Tony só lida com as mensagens do dia anterior. Assim, no início de toda manhã, ele tem uma quantidade fixa de e-mails para responder, contra uma infinidade de novos e-mails chegando. Uma vez que ele responde os e-mails de ontem (yesterday), liberta-se desta tarefa até o dia seguinte.

Com esta mudança simples, não se tem nem novos e-mails nem novas dores de cabeça no restante do dia de trabalho. Não há surpresas, apenas uma lista estática de e-mails para responder no início de cada dia, atingindo Inbox zero no começo do expediente. O passo-a-passo da técnica é apresentado na figura 2.

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Figura 2 - As 3 etapas da Yesterbox

Passo 1: Defina um horário diário em seu calendário para lidar com e-mails de ontem. Separe duas ou mais horas, de acordo com a sua meta de uso do tempo com a caixa de entrada. Crie no seu calendário uma atividade ocupando em todos os dias este horário pré-definido com a Yesterbox. Em caso de reunião no horário da tarefa, mova o evento em seu calendário para um momento posterior. A chave desta etapa é construir o hábito de verificar sua Yesterbox em uma programação consistente.

Passo 2: Filtre os e-mails de hoje, para que você veja apenas os e-mails de ontem. Para usuários do Gmail, use a função de pesquisa avançada Before (antes em inglês) em combinação com a data de hoje no formato AAAA/MM/DD. Por exemplo, se hoje é 3 de maio de 2017 digite:

before: 2017/05/03

Assim, são mostrados apenas os e-mails recebidos antes da data de hoje.  A figura 3 mostra onde digitar pela seta vermelha.

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Figura 3 - Campo da pesquisa

De modo a macetear o processo, você pode copiar a URL da pesquisa com Control + C e sempre que precisar voltar aos resultados dos e-mails anteriores a hoje. Aí basta colar no navegador este endereço usando Control +V e a pesquisa da Yesterbox será carregada automaticamente. A figura 4 mostra onde fica a URL (ver a seta verde).

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Figura 4 - Local de inserção da URL

Passo 3: Rotule os e-mails que exigem mais de 10 minutos para responder. Para qualquer e-mail de ontem que leva mais de 10 minutos para responder, ou requer investigação adicional, insira um rótulo para separá-lo dos demais.

Para fazer isso, volte para a pesquisa before: 2017/05/03 e marque os e-mails que demoram mais de 10 minutos para responder (veja a seta verde). Clique em Etiquetas (seta azul) e use o rótulo 10 minutos (seta vermelha). Caso ele ainda não exista, basta criar. A figura 5 mostra o procedimento de rotulagem.

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Figura 5 - Processo de rotulagem

Para iniciar as respostas dos e-mails, comece pelos mais rápidos, aqueles que não foram rotulados com os 10 minutos. Para isso basta fazer a consulta com o comando before, seguido da data de hoje (before: 2017/05/03). Concluída esta etapa, comece a enfrentar as mensagens mais trabalhosas, aquelas rotuladas. Para visualizar apenas as mensagens marcadas, use o seguinte comando:

·        before: 2017/05/03 label: 10 minutos

No Hotmail ou Outlook, as mesmas funções podem ser desenvolvidas, apenas com pequenas adaptações. Seguindo estes 3 passos a sua caixa de entrada se transforma em uma lista de tarefas estáticas, sem novas mensagens constantemente a chegar. Ao usar o método Yesterbox de Tony Hsieh não haverá um fluxo constante de novas mensagens chegando e você saberá sempre quantos e-mails precisam ser respondidos no início do dia, e isso nunca muda.

Referências

Tousley, Scott. (outubro de 2015). Yesterbox: The Weird Inbox Zero System From the CEO of Zappos. Acessado em https://getpocket.com/a/read/1096363484 acessada em 15/03/2016

HSIEH, Tony. (março de 2017). Yesterbox. Acessado em http://www.yesterbox.com/